Köpa nytt affärs-, CRM- eller HR-system

Köpa nytt affärssystem-, CRM- eller HR-system

Lästid: ~ 15 min

System på marknaden

Vad är ERP och Affärssystem?

Affärssystem är benämningen på en ganska stor grupp verksamhetskritiska system. Där alla har en kombination av ekonomimodul och process-stöd för en verksamhetens kärnprocess. Då det finns många olika kärnprocesser beroende på bransch så finns det en stor mängd olika varianter på affärssystem.

De största och mest välkända systemen har gått så långt att man byggt in moduler  som täcker in de allra flesta branscher och affärsprocesser som företag vill få stöd för. I många fall har man över tid förvärvat specialapplikationer och byggt in dem i standardlösningen eller erbjuder dem som en svit av produkter. SAP är ett bra exempel på ett sådant företag där man har sitt affärssystem SAP Hana, SAP Success factors för HR, SAP Concur för utlägg och resor osv.

Med PC intåget i slutet av 70-talet lades grunden för en bredare spridning av datorer inom företag. Några pionjärer såg potentialen att datorisera information som hittills varit analog för att på så sätt ge beslutsunderlag som var både mer aktuella och med högre kvalité. I början av 80-talet utvecklades ett antal produktionsstyrningssystem för industrin. Företag som SAP, IFS, Oracle och Infor fick medvind.

Under 90-talet utökades produktionssystemen och kombinerades ihop med både ekonomi, inköp, projekt och andra verksamhetskritiska process-stöd. SAP lyckades bäst i detta och har sedan dess varit dominanten i marknaden.

Vad är för – och nackdelarna med de stora systemen?

Fördelar med de stora systemen är att de kan:

  • Hantera många olika kärnprocesser parallellt dvs både produktion, projekt och e-handel
  • Hantera många olika krav beroende på geografi
  • Hantera flera olika former av organisationsstruktur och rollfördelningar
  • Hantera många samtidiga användare
  • Inkludera omfattande ekosystem av tredjeparts applikationer som kan anslutas

Nackdelar med de stora systemen är att de har:

  • Ofta dyra licenser per användare
  • Ofta dyra tilläggs- och konsulttjänster hos implementationspartners
  • Kunderna blir beroende av en leverantör för väldigt mycket över lång tid
  • Kunden är en i mängden så utvecklingskrav för framtiden är svåra att få igenom

Vad är för och nackdelarna med de mellanstora systemen?

Fördelarna är nästan som det omvända jämfört nackdelarna för de stora systemen:

  • Något billigare licenser än stora system
  • Billigare tilläggstjänster och lägre pris på konsulttjänster från implementations-partners
  • Systemen är många gånger starka i en industri och därför behövs färre anpassningar
  • Systemen är många gånger starka i vissa länder och fungerar där mer ”out-of-the-box”

Nackdelarna, som är nog så viktiga när man gör avvägning mellan stort och mellanstort:

  • Prestandan kan för vissa system bli ett problem om man vill ha många användare
  • Systemet kräver stora anpassningar om man går in i länder där de inte gjort installationer
  • Stora anpassningar kan krävas om man vill hantera flera olika organisationer och roller
  • Mängden tredjeparts applikationer i ekosystemet kan vara begränsat

SWOT- för olika system i olika branscher

Om du vill få en övergripande bild kring vilka av de stora och medelstora systemen som vi ser är alternativ för olika branscher så kommer du här med tiden se mer och mer information om vilka alternativ som är aktuella för just dig.. För respektive bransch, kommer vi presentera övergripande SWOTs per system.

Våra övergripande analyser är på inget sätt en ersättning för att göra en ordentlig kravgenomgång inför en upphandling. Utan detta syftar till att ge dig en preliminär känsla för vilka system som kan vara aktuella för din verksamhet.

Dimensioner som måste utvärderas vid upphandling

En systemupphandling har som grundläggande syfte att säkerställa att det köpta systemet uppfyller en verksamhets strategiska behov. Samt att slippa skräddarsy ett felaktigt system bara för att lösa verksamhetens grundbehov. Det är inte ovanligt att större företag i en upphandling sammanställer flera hundra krav på ett nytt system.

Men en upphandling måste lyfta in många fler perspektiv än enbart funktionskrav. För att få en orientering i vad som mer behövs kan du läsa vidare här

Trender hos leverantörer – ny teknik

Vad driver systemleverantörernas utvecklingsagenda?

Systemleverantörerna är som alla andra företag som vill erbjuda sina kunder värde. En stor del av det värdet består i att utforma systemen, så att det köpande företaget kan räkna hem ett stora effektmål och därmed ett övertygande affärsvärde. Det innebär att effektiva processer som redan existerar hos många företag måste ha möjlighet att bli ännu mer effektiva genom att köpa systemleverantörens produkt.

Behöver jag byta system? – Gör en självuppskattning

Hur ser din strategiska plan ut?

Det finns många drivkrafter till att byta system men relativt få som är tillräckligt starka för att motivera den stora investeringen och ansträngningen i att genomföra ett byte. De relevanta skälen som vi ser att andra beslutsfattare lutar sina beslut emot är:

  • Existerande legacy-system stödjer inte dagens verksamhet, man har vuxit ur eller tekniken är föråldrad
  • En ny strategi är lagd och existerande system håller inte måttet
  • Historiskt har många förvärv gjorts där många olika system motverkar transparens och kostnadseffektivitet

Aldrig har vi sett ett byte drivet av att de nya systemen är nya och flashiga. Aldrig.

Är din IT-strategi linjerad med företagsstrategin?

Ser din IT-plattform ut som en kyrkogård över icke längre underhållna system men VD vill att ni på IT  ska lyfta er i kragen och prestera mera. Då är det hög tid för att titta på ett moderniserings-initiativ. Läs mer om IT-strategi här

Vilka förmågor strävas efter framåt och kan dagens system detta?

Vi pratar mycket om förmågor, kombinationen kompetens, process och system som verksamhetsstrategin vilar på. Om någon del av de tre komponenterna felar sätts hela strategin på spel. Har ni råd att chansa?

Detta bör din RFP innehålla

För att få väl grundande svar på din förfrågan till leverantörerna jobbar vid med mallar som täcker in ett antal perspektiv. Att skriva en RFP kan göras på många sätt. Oavsett metod så är det viktigt att inte bara fokusera på systemets funktionalitet utan att du också tydligt beskriver alla andra krav som ni har för att göra en ordentlig upphandling.

Uppge dina kontaktuppgifter för att därefter kunna ladda ner vår mall för en Request For Proposal (RFP).

Våra upphandlningstjänster

En upphandling består av ett antal delområden, där några kan undvikas för mindre företag, men där alla egentligen måste inkluderas för medelstora till stora företag.

  • Ledningsintervju – strategisk inriktning och önskad verksamhetsarkitektur
  • Nulägesinventering med nyckelpersoner, var finns stora förbättringsmöjligheter idag
  • Presentation och beslut av målbild
  • Workshopar och detaljering av kravställning för färdigställande av RFP
  • Nuläge och önskat läge IT-arkitektur
  • Proof-of-Concept workshopar arrangerade med leverantörer
  • Utformning preliminär implementeringsplan
  • Förhandling och avtal med leverantör